PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

     Kontrolę archiwum zakładowego przeprowadził w dniu 14.07.2004 r. p. Sławomir Iwaniuk - starszy kustosz Archiwum Państwowego w Białymstoku.

W wyniku kontroli stwierdzono:

1. Stan fizyczny zbioru akt jest dobry;

2. Stan uporządkowania dokumentacji: oddzielnie jest gromadzona dokumentacja własna, a oddzielnie odziedziczona, z podziałem na kategorie archiwalne A i B, teczki są opisane i zewidencjonowane, oznakowane sygnaturami archiwalnymi, nie wszystkie akta spraw zakończonych są zgromadzone w archiwum zakładowym.

3. Ocena prowadzenia ewidencji: dostateczna ponieważ jest niepełna wskutek nieprzekazania całości dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego, niewłaściwie jest zaliczana do kategorii B₅ dokumentacja zatytułowana "Współdziałanie z innymi jednostkami i instytucjami".

4. Udostępnianie akt: nie wypożycza się akt poza archiwum zakładowe, a udostępnia się je tylko na miejscu.

5. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się regularnie za zgodą Archiwum Państwowego.

6. Warunki pracy w archiwum zakładowym są dobre.

Zalecenia pokontrolne:

     W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26-07-2004 r. zalecono:

1. przekazać całość wytworzonej w komórkach organizacyjnych Urzędu dokumentacji do archiwum zakładowego
   (w podsumowaniu w skali roku lub kadencji) zgodnie z ustaleniami instrukcji kancelaryjnej.

2. w konsekwencji jeden egzemplarz spisów zdawczo - odbiorczych akt kategorii A przekazać do Archiwum Państwowego.

3. przekazać do Archiwum Państwowego materiały archiwalne byłych urzędów wytworzone do 1990 r. (za wyjątkiem dokumentacji dotyczącej własności rolnej).

Realizacja zaleceń:

     Odpowiedzi na zalecenia pokontrolne udzielono w dniu 24-09-2004 r.

I. Do pkt 1 zaleceń pokontrolnych: do chwili obecnej trwa sukcesywne przekazywanie akt wytworzonych do końca 2003 r. zgodnie z Zarządzeniem Wójta Gminy Nr 130/04 w sprawie określenia terminu przekazania akt do archiwum zakładowego.

II. Spisy zdawczo - odbiorczy części przekazanych akt kategorii A przekazano do Archiwum Państwowego wraz z odpowiedzią o realizacji zaleceń pokontrolnych.

III. Materiały archiwalne byłych urzędów wytworzone do 1990 r. przekazano do Archiwum Państwowego w Białymstoku w dniu 14.09.2004 r.